Son dönemde dönüşüm adına süreçlerini yeniden yapılandırmaya başladıklarını söyleyen kurumlarla çok sık karşılaşır oldum. Yapılan süreç çalışmalarına baktığımda ise söylenilenin tersine dönüşüm yerine sadece verimliliğe odaklanıldığını görüyor ve hayal kırıklığına uğruyorum. Aslında verimliliğe odaklanmakta yanlış bir şey yok ama konu dönüşüm için süreç yönetimi olduğunda o kadar çok yönetici sadece verimliliğe ve işin mevcut akışına odaklanıyor ki asıl yapılması gerekeni yani sonuçları etkileyecek gerçek değeri maalesef göremiyor. Böylece mevcutta uyguladıkları süreç yönetimi yaklaşımı ile neye dönüştüklerini fark edemiyor.
Süreç yönetiminde temelde iki noktaya dikkat etmek gerekir. Bunlardan birincisi Etkililik diğeri ise Verimlilik. İlkine yani etkililiğe bakmadan sürecin verimliliğini arttırmaya kalkarsanız sisteminizi etkisiz kılacak kadar verimli hale getirebilirsiniz. Örneğin Japonya da üretim tesislerinde tedarik süreçleri just in time modeline göre kurgulanıyor. Bu modelde süreç verimliliği artmasına artıyor ama son yaşadığımız pandemi sürecinde sıfır stokla çalışan ve tedarik kaynaklarından malzeme temin edemeyen pek çok üretim tesisinin işini durdurmak zorunda kaldığı da bir gerçek. JIT modeli ile tasarlanan süreçte stok tutulmaması maliyeti düşürüyor, verimliliği arttırıyor ve daha birçok konuda avantaj sağlıyor olabilir ancak bir taraftan da risklere karşı dayanıklılığı azaltıyor. Diğer harika bir örnek ise, organizasyonunuzdaki çalışanlarınıza rehberlik etmek için ayırdığınız zamana neden olan performans değerlendirme süreci olabilir. Açıkçası bu süreç yöneticilerinizin ve çalışanlarınızın zamanını alacak ve büyük bir çaba gerektirecektir. Üstelik harcanan bu zaman ve emek hemen sonuç vermeyebilir. Ancak bu sürecin organizasyonel, ilişkisel, kültürel ve gelecekte sağlayacağı katkı açısından getirisi çok geniş olabilir. Sadece verimlilik gözlüğüyle bakan bir yöneticiyseniz – ki bir İK Direktöründen gerçekten böyle bir talep almıştımJ -bu sürecin kısaltılmasını veya kaldırılmasını talep etmeniz normal gözükse de etkililik açısından bu yaklaşım önemli kayıplara sebebiyet verecektir. Unutmamak gerekir ki bazen kısa dönemli verimi en çok arttıracak seçenek uzun dönemli verim düşüşüne ya da sonuçların istenmeyen yönde gelişimine yol açabilir. Kısacası hiçbir sistem mükemmel değildir. Süreç yönetiminde amaç; stratejilerinizin gerçekleşmesini sağlayacak, hedeflediğiniz sonuçları aldıracak, risklere karşı dayanıklılığınızı arttıracak, etkili ve verimli bir sistemi oluşturabilecek dengeyi tasarlamak ve bu dengeyi nasıl koruyabileceğimizi sürekli gözetebilmektir.
Süreç yönetimine bu gözle bakacak olursak yukarıda bahsettiğim kapsamda, çalışma sadece süreçlerin iç tasarımından ibaret değildir. Birçok endüstri teknolojiden gelen iş modelleriyle, uluslararası ezber bozan etkilerle ve meydan okumalarla karşı karşıya. Dolayısıyla süreç yönetimi çalışmalarına yöneticilerin bu yeni dünyanın etkilerini inceleyerek başlaması gerekir. Decentralize dünyanın iş modelini nasıl etkileyeceğini, blok chain ile kafa yapısı değişikliklerinin endüstrileri nasıl tetikleyeceğini, uluslararası siyaseti, teknolojinin, küresel risklerin işi nasıl değiştireceğini takip etmek ve detaylı olarak analiz etmek gerekiyor. Çünkü değişen ve dönüşen bu yeni dünya düzeninde eğer eskiye dayalı bir iş modelinin etrafında sıkışıp kaldıysanız, süreçleri iyileştirmeye çalışmanın, verimliliğe odaklanmanın size kazandıracağı pek bir fayda olmayacaktır. Başka bir deyişle, süreçleri iyileştirmeye odaklanmadan önce işinizi yeniden keşfetmeniz ve işi modellemeniz gerekir.
İkinci önemli bir konu ise süreç yönetiminin dönüşüm için bir araç olmasını sağlayacak insan boyutunun göz ardı edilmesidir. Yeni iş modellerini doğru tasarlanan süreçlerle farklı araçlar kullanarak yapmak dönüşüm için yeterli değildir. Alışılmadık fırsatlar veya farklı problemler oluştuğunda nasıl davrandığımızı değiştirmekle de ilgilidir. Bu da kuruluşların değişikliklere uyum sağlaması ve işleri daha hızlı veya daha basit hale getirmek için bir tür sürdürülebilirlik kazanmasını sağlar.
Sonuç olarak süreç yönetimi mevcut iş akışlarınızın görsel hale getirilmesi veya verimliliği arttıracak şekilde düzenlenmesi değildir. Süreç yönetimi öncelikle yeniden kurgulanması veya geliştirilmesi gereken iş modelinizin, iş yapış şeklinizin sonuç aldıracak ve hedeflerinize ulaştıracak şekilde belirlenmesi ve işinizin gerekiyorsa yeniden tasarlanmasıdır. Ancak doğru bakış açısı ve odaklanma ile hem verimli hem de etkili bir sisteme sahip olmak mümkündür.